连云区商务局行政执法案卷管理实施细则

第一条　为了加强对商务执法案件档案的科学管理和有效利用，更好地做好商务执法工作，推进依法行政，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江苏省档案条例》等相关法律法规规章，结合我局工作实际，制定本细则。

第二条 本细则所称行政执法案卷是指在执法过程中形成的与案件有关的按照一定顺序汇集成卷的案件材料，包括纸质及影像资料；本细则所称的案卷管理包括案卷收集整理、立卷归档以及调阅查询等。

第三条　在形成案件后，办案人员应立即开始制作有关案件的各种文书，着手案件立卷工作。

第四条　归档的案件文书材料，应当是真实、准确、法律手续完备的原件。

第五条　在案件办结后，办案人员应当认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐，剔除与本案无关或重复的材料，在十五天内完成归档立卷工作。

第六条　卷内案件文书材料，一般只保存一份（特殊情况除外）。照片须标注文字说明，并随纸质文件一起立卷。

第七条　一个案件的文书材料按照案件办理程序的进程，以及形成文书时间的自然顺序进行排列，逐页编号，卷宗封面、卷内文件目录、卷底不编页码。

第八条　装订前，做好案卷文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辩认的材料，应当附上抄件。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要撕掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。

第九条　卷宗须使用规定的档案用纸，卷宗装订按档案卷宗装订要求进行装订。

第十条　卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象。卷宗归档立卷前由案件主要承办人负责卷宗质量检查，并签字。凡不符合规定要求的，由原办案人负责重新整理。

第十一条　归档的录音带、录像带等声相档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、归档号、承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档，或与卷宗（文字材料）统一排列编号存放（特殊的也可以单独存放）。凡是能够附卷保存的，应装订入卷。

第十二条　案件文书材料装订成册并编制封面后，应装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

第十三条　卷宗检查合格后，由指定专人临时保管。临时保管期间，要按办案人上交卷宗的顺序编归档号，进行登记造册。

第十四条　已归档的案件卷宗，不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时，应当征得原办案人同意，并经负责人批准，按立卷要求办理，以保证卷宗的质量。

第十五条　卷宗保管期限按档案管理规定执行。

第十六条　归档案卷的调阅查询，应当履行报批手续，查阅时需至少两名工作人员同时在场，未经批准不得对外提供；档案管理人员应建立健全信息查阅登记簿，按规定做好行政执法档案的调阅查询登记。

第十七条　本局行政执法人员因工作需要调阅行政执法档案，以及需复制或拷贝档案资料的，需经分管领导批准。

第十八条　公安机关、检察院、法院、国家安全、纪检监察、审计等有关单位因工作需要申请调阅行政执法档案的，凭单位介绍信及申请人有效证件查阅、复印。

第十九条　对调阅的行政执法档案不得擅自拆解、涂改、勾画、增加或抽取档案材料。

第二十条　法律、法规、规章和上级规范性文件对行政执法档案调阅另有规定的，从其规定。

第二十一条　档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人的商业秘密。

第二十二条　本细则自发布之日起施行。